Dropbox, la sécurisation des données en toute simplicité

La perte de données : un fléau numérique

Nos ordinateurs contiennent des quantités de données absolument colossales. Qu’il s’agisse de fichiers textes, de PDF scannés, de photos, de vidéos, de données métiers, etc, nous sommes aujourd’hui dépendants de cette montagne d’informations constituée de 0 et de 1 et qui, si nous ne mettons pas de protections en place, peut disparaître en un instant suite à un vol de matériel ou une défaillance de disque dur. Et cela peut avoir des conséquences catastrophiques sur l’activité d’une entreprise, surtout si ces données sont essentielles à sont activité quotidienne, comme c’est la cas pour le secteur de la traduction où le principal support de travail est le document numérique (Word, PDF, PowerPoint, etc.).

Dropbox, un service salutaire de sauvegarde de fichiers

C’est pourquoi Dropbox est le service de sauvegarde de fichiers absolument nécessaire pour éviter la perte de vos données métiers. Ce logiciel s’installe sur autant de machines que nécessaire et sauvegarde vos données dans le “nuage”. Si l’une de vos machines venait à tomber en panne, vous n’avez qu’à récupérer vos données sur le site de Dropbox ou bien installer Dropbox sur une nouvelle machine pour récupérer toutes vos données, telles qu’elles existaient lors de la dernière synchronisation. La force de Dropbox est que ce logiciel est très simple d’installation et quasi invisible à l’utilisation. Le concept est simple : à l’installation du logiciel, Dropbox crée un dossier appelé “Dropbox”. Il ne reste plus qu’à transférer toutes les données à sauvegarder dans ce dossier et le tour est joué. Toutes les données de ce dossier sont sauvegardées et synchronisées en temps réel, sans action de votre part. Un petit symbole vert vous informe que les dossiers ou fichiers sont à jour, tandis qu’un symbole bleu vous informe que la sauvegarde est en cours. Cet outil est très pratique pour synchroniser des données sur plusieurs machines. Notre équipe l’utilise pour s’assurer que tous nos traducteurs ont toujours accès à des données à jour, sans avoir à gérer chaque poste de travail individuellement. Dropbox s’occupe de tout, en arrière plan. Cela nous permet également d’éviter les écrasements de fichiers irréversibles car Dropbox propose un service (payant) d’historique des versions de fichier. Si un traducteur écrase un fichier par erreur, Dropbox permet de récupérer une version plus ancienne de ce fichier et de la restaurer, en quelques clics. Très pratique et surtout salutaire lorsqu’un fichier finalisé a été modifié de façon irréversible, par erreur.

L’équipe CLS utilise Dropbox depuis plus de 10 ans maintenant et autant vous dire qu’il nous serait impossible d’être aussi productif sans cet outil essentiel, sans parler des nombreuses fois où il nous a permis de récupérer des données qui auraient été perdues sans Dropbox et qui auraient eu de graves conséquences sur notre activité.

En résumé

Pour :

  • Version gratuite limitée à 2 Go de données sauvegardées
  • Simple d’utilisation
  • Productivité préservée en cas de disque dur/poste défaillant
  • Historique des versions de fichier
  • Synchronisation multi-postes pratique pour les équipes

Contre :

  • Coût mensuel pour la version payante
  • Conflits de version à prendre en compte en mode multi-postes
  • Obligation d’utiliser le dossier “Dropbox” pour sauvegarder les données

Site Internet de Dropbox